NDV

Nadav Shchory | Architect

עוזבים את הגראג'? כך תתכוננו למעבר למשרד חדש

אז אתם צומחים, גייסתם כסף וכבר אין מקום במשרד הקטן שלכם שפעם היה מכולת בגודל של 28 מטר וכבר עכשיו עובדים בו 12 איש לא כולל שני המפתחים ששכחתם מאחורי המקרר. הגיע הזמן להתחיל לחשוב על חלל עבודה חדש שיתאים יותר לסטטוס הצומח שלכם. הנה כמה עצות כיצד לעבור בשלום את התהליך המעיק של שדרוג חלל העבודה שלכם.

הגדרת צרכים מדויקת - כמו כל דבר שאתם עושים בעסק שלכם גם כאן נדרשת חשיבה מוקדמת ונדרש תכנון מראש. נסו להבין מה המשאבים שלכם ומהם סדרי העדיפויות בכל מה שקשור להפיכת מקום העבודה העתידי שלכם ליעיל ואיכותי. לפעמים כשהתקציבים נמוכים יש להגדיר לכמה אנשים מיועד המשרד וכמה עמדות עבודה עתידיות צפויות להיות מאוישות. יש חברות שירצו להשקיע קצת יותר ולתכנן כמה סוגים של חללי עבודה לדוגמה חלל פתוח לפיתוח, חדרי שיחות טלפון למכירות, חדר שקט, חדרי ישיבות בגדלים שונים ופינות ישיבה. ככל שתהיו יותר ברורים במה חשוב לכם כחברה כך תהליך המעבר יהיה אפקטיבי יותר. 
הקדישו זמן לחשיבה קונספטואלית, מה החלום שלכם?

תבינו את התהליך - הרבה פעמים פונים אלי לקוחות ומבקשים משרד גמור תוך חודש מהיום, זה קורה בדרך כלל לפני שהם חתמו על חוזה מול בעל הנכס.  מנקודת מבט של יזם/מנכ"ל עם יעדים וחברה להניע קדימה זאת הגדרה לגיטימית. מנקודת מבט של מתכנן לא תמיד זה אפשרי לכן חשוב מאד למנות אדם בחברה שאחראי על ניהול הפרויקט ושדרכו יתבצע תיאום הציפיות וההתאמה לקבועות זמן של סטארטאפים. ככל שזמן התכנון יהיה יותר ארוך ומדוקדק יותר כך תהליך הבניה יהיה יותר זורם וחלק ועם פחות הפתעות בלתי צפויות להתמודד אתן. אפרופו בלתי צפויים, הם יגיעו בכל מקרה, לא להתרגש ולהשאיר לפחות 15% מהתקציב להתמודדות אחרת החריגה תהיה לא נעימה.

זה בד"כ עובד בסדר הבא:

  1. תכנון
    כולל את שלב התכנון והעיצוב הראשוני, סקיצות, המחשות תלת ממדיות ומפרט מלא המסביר מה כוללת העבודה.

  2. מכרז
    שלב תמחור הקבלנים, בשלב זה יבחר הקבלן או הקבלנים השונים לביצוע העבודות על סמך איכות, זמינות ומחיר.

  3. ביצוע
    שלב העבודות בשטח- כאן חשוב מאד לשים לב לפרטים הקטנים ושאכן הקבלן מבצע את המוטל עליו בהתאם למפרט. כאן גם יגיעו הבלתי צפויים, לא להתרגש מהם ולתת פתרון במקום ומהר.בפרויקטים גדולים ימונה מנהל פרויקט/מפקח לצד האדריכל . יחד הם יעזרו לכם להגיע אל היעד בבטחה.

 

לסיום כמה עצות זהב:
 

  1. התחילו לחפש משרד חדש עכשיו.
    גייסתם, אתם צומחים ויש תקציב, תתעדפו את חיפוש החלל הבא במקום גבוה. ככל שזמן הכניסה שלכן למשרד הבא רחוק מיום החתימה על החוזה כך יש לכם זמן ליישם את שני השלבים הראשונים שבסעיף הקודם בעודכם במשרד הישן ולהגיע לשלב הביצוע עם קצת פחות לחץ.

  2. בצעו הערכת עלויות.
    ניתן לבצע הערכת עליות בניה יחסית בקלות עוד לפני שבכלל יצאתם לחפש חלל חדש.תבינו את המספרים זה יעזור לכם לא להיכנס לבור תקציבי בהמשך.        

  3. עיצוב כן או לא?
    החלטה שלכם, לא כל חברה חייבת עיצוב מפונפן למשרדים שלה, לפעמים אפשר לבחור מראש חלל מסודר ומותאם ולפעמים כל מה שצריך זאת אסטטיקה בסיסית ונוחות לעובדים.  המסקנה שלי
    מעבודה עם סטארטאפים, גם כאלו שלא מעוניינים בעיצוב כולל היא שלחווית המועמד וחווית המשתמש הפיזית
    חשיבות עצומה לתרבות החברה. בעל מקצוע טוב יכול לחסוך לכם הרבה כסף ולתת המון ערך בעבודה של כמה שעות  ולאו דווקא בפרויקט בניה ארוך ומסיבי.

     inworkspcaes.com נכתב במקור לבלוג של